Kanzleimanager, Teilzeit (15-20 Std./Woche) (m/w/d)

Office Management & Kanzleikoordination

Du bist der Dreh- und Angelpunkt unserer Kanzlei – organisieren, koordinieren und behältst auch in turbulenten Zeiten den Überblick. Als Kanzleimanager übernimmst Du eigenverantwortlich die administrative Führung unseres Büros und wirst zum unverzichtbaren Rückgrat unseres Teams in Großmehring.

Empfang & Mandantenkommunikation: 

• Empfang und Betreuung von Mandanten – als erste Visitenkarte der Kanzlei
• Telefonzentrale: erste Anlaufstelle für Mandantenanfragen und Weiterleitung an die Fachkraft
• Korrespondenz mit Behörden und Mandanten 

Terminkoordination & Fristenwesen 

• Koordination aller Termine für Team und Mandanten
• Fristenkontrolle und Wiedervorlagen

Post, Akten & Archivierung: 

• Bearbeitung des gesamten Posteingangs und -ausgangs
• Belege scannen und im digitalen Dokumentenmanagementsystem (DMS) ablegen
• Aktenverwaltung und Archivierung (physisch und digital) inkl. Aufbewahrungsfristen 

Kanzleiverwaltung & Organisation: 

• Stammdatenpflege in DATEV
• Pflege der Vollmachtsdatenbank
• Bürobedarf organisieren und beschaffen
• Schnittstelle zu externen Dienstleistern (z. B. IT-Support)
• Mandantenneuanlage und Mandatsbeendigung organisieren und durchführen

Rechnungswesen & Controlling 

• Monatliche Kontrolle der DATEV-Rechnungen
• Vorbereitung der internen Rechnungsschreibung
• Jährliche Gebührenübersichten für die Kanzleileitung

Personal & Team 

• Organisation interner Fortbildungen sowie Betriebsveranstaltungen
• Administrative und organisatorische Unterstützung des Teams

Digitalisierung & Prozessoptimierung 

• Unterstützung der Kanzleileitung bei Prozessoptimierungen – auch mit modernen KI-Tools
• Unterstützung bei der Pflege der Homepage sowie der Social-Media-Kanäle (Instagram, Facebook)
• Elektronischer automatisierter Versand Mandantennewsletter

Optional / Erweiterbar 

• Selbständiges Buchen kleinerer Finanzbuchhaltungen
• Selbständige ESt-Bearbeitung
• Unterstützung von Mandanten in DUO-Fragen
• Fortbildung zum Fachassistenten Digitalisierung und IT-Prozesse (FAIT)

Das bringst Du mit

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Kanzlei- oder Büromanagement von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS365 (Outlook, Word, Excel)
• Kenntnisse in DATEV wünschenswert
• Strukturierte, zuverlässige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Freundliches und professionelles Auftreten gegenüber Mandanten
• Diskretion und Verschwiegenheit mit sensiblen Daten
• Offenheit gegenüber digitalen Tools und KI-gestützten Prozessen